آئین‌نامه شرکت اعضای هیأت علمی دانشگاه آزاد اسلامی در سمینارهای علمی خارج از کشور

     با توجه به اهمیت شرکت اعضای هیأت علمی در سمینارهای خارج از کشور جهت برقراری ارتباط علمی، ارائه نتایج تحقیقات در سطح بین‌المللی، آشنایی با دستاوردهای محققین و دانشمندان کشورهای مختلف، شرایط و ضوابط صدور مجوز برای شرکت در سمینارهای معتبر خارج از کشور به شرح زیر اعلام می‌گردد:

ماده 1:‌ شرایط عمومی سمینار

1ـ اعتبار بین‌المللی یا جهانی سمینار

    1-1- اعتبار سمینار در شورای پژوهشی واحد بررسی و تأیید نهایی آن با معاونت پژوهشی دانشگاه آزاد اسلامی می‌باشد.

  2ـ بلامانع بودن شرکت در سمینار از جانب دولت جمهوری اسلامی ایران.

  3ـ ارائه نتایج علمی سمینار به صورت رسمی.

ماده 2: شراط عمومی متقاضی

  1ـ عضویت هیأت علمی در دانشگاه آزاد اسلامی.

     1-1- دانشجویان دوره دکتری (عضو هیأت علمی دانشگاه آزاد اسلامی) صرفاً می‌توانند از طریق واحد دانشگاهی محل تحصیل مربوطه اقدام نمایند.

     2-1- دانشجویان مقاطع کارشناسی،‌ کارشناسی ارشد و دکتری (غیرعضو هیأت علمی) جهت برخورداری از تسهیلات به باشگاه پژوهشگران جوان دانشگاه آزاد اسلامی مراجعه نمایند.

  2ـ مرتبط بودن رشته تحصیلی متقاضی با موضوع سمینار.

  3ـ دارا بودن مقاله و ارائه آن در سمینار.

  4ـ سطح قابل قبول فعالیت‌های پژوهشی و علمی متقاضی در گروه آموزشی.

  5ـ لازم است متقاضی مبادرت به تسویه حساب سفر قبلی و اخذ تأییدیه نهایی نموده باشد.

  6ـ استفاده از مزایای این آئین‌نامه فقط برای یک بار در سال شمسی جهت هر عضو هیأت علمی دانشگاه.

     1-6- اعزام اعضای هیأت  علمی برای بار دوم در یک سال مشروط به چاپ یک مقاله در مجله با مرتبه ISI یا علمی ـ پژوهشی و با تأیید و مجوز معاونت پژوهشی دانشگاه امکان‌پذیر است.

  7ـ اعضای هیأت علمی وظیفه جهت خروج از کشور باید مفاد مقررات مندرج در آئین‌نامه شماره 213227/87 مورخ 27/9/84 را رعایت نمایند.

ماده 3: شرایط مقاله

  1ـ پذیرش قطعی مقاله و دعوتنامه توسط کنگره.

  2ـ متقاضی نفر اول یا مؤلف اصلی مقاله باشد.

  3ـ نام واحد دانشگاه آزاد اسلامی در کنار نام مؤلف مقاله ذکر شود.

  4ـ هر مقاله فقط یک بار می‌تواند مجوز ارائه در سمینارهای خارج از کشور را اخذ نماید.

  5ـ نشر مقاله یا چکیده به صورت الکترونیکی یا چاپی در مجموعه مقالات سمینار به نام دانشگاه آزاد اسلامی و واحد ذیربط.

  6ـ ارائه مقاله پذیرفته شده به زبان رسمی سمینار در واحد ذیربط قبل از اعزام.

* تبصره:

   در صورتی‌که چند نفر از اعضای هیأت علمی واحد دانشگاهی جهت ارائه مقاله در یک سمینار خارج از کشور اقدام نمایند،‌ واحد دانشگاهی پس از بررسی در شورای پژوهشی واحد یک نفر را جهت اخذ مجوز معرفی نماید.

ماده 4: اولویت‌ها

  1ـ اولویت اعضای هیأت علمی تمام وقت.

  2ـ اولویت ارائه مقاله به صورت سخنرانی نسبت به پوستر.

  3ـ اولویت سمینارهایی که توسط دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی معتبر برگزار می‌گرد نسبت به سایر سمینارها.

  4ـ اولویت سمینارهای دارای پیشینه معتبر.

ماده 5: مدارک لازم جهت ارسال به معاونت پژوهشی دانشگاه برای صدور مجوز

  1ـ تکمیل و ارسال فرم ضمیمه.

  2ـ ارسال چکیده فارسی، انگلیسی و مقاله کامل به زبان رسمی سمینار.

  3ـ تصویر کامل اطلاعات، مستندات و فراخوان سمینار.

  4ـ برآورد هزینه‌ها (میزان حق ثبت نام قید شده در فراخوان، هزینه بلیط رفت و برگشت،‌ اقامت و ویزا).

  5ـ اصل پذیرش به نام فرد و مقاله.

     1-5- در صورتی‌که پذیرش مقاله به صورت الکترونیکی باشد ارسال یک نسخه کپی آن (CC) به صندوق پست الکترونیکی دانشگاه: article@rsh.rvp.iau.ir ضروری است.

  6ـ ارسال صورتجلسه تأيیدیه شورای پژوهشی واحد با ذکر تاریخ و شماره جلسه.

  7ـ ارائه مدارک به سازمان مرکزی حداقل یک ماه قبل از برگزاری سمینار.

     1-7- به مدارک ناقص ترتیب اثر داده نخواهد شد.

ماده 6:

     اعزام معاونین و مشاورین ریاست دانشگاه،‌ رؤسای مناطق و رؤسای واحدها،‌ علاوه بر مجوز ذکر شده باید به تأیید رئیس دانشگاه آزاد اسلامی نیز برسد.

ماده 7: پرداخت هزینه‌ها

  1ـ هزینه بلیط رفت و برگشت، ثبت نام، چاپ مقاله و اقامت حداکثر تا سقف 000/000/25 ریال از محل بند ب ردیف 3 آئین‌نامه 40201/73 مورخ 26/2/85 توسط واحد دانشگاهی پس از اخذ مجوز از معاونت پژوهشی دانشگاه قابل پرداخت می‌باشد. پس از صدور نامه تأییدیه نهایی توسط معاونت پژوهشی دانشگاه، هزینه مذکور قطعی تلقی می‌شود.

     1-1- در صورتی‌که هزینه‌ها بیشتر از مبلغ تعیین شده، برآورد گردد واحد دانشگاهی می‌تواند با رعایت سایر ضوابط تا سقف 000/000/10 ریال وام دوساله بدون کارمزد و بهره از محل بودجه جاری واحد با تأیید شورای پژوهشی واحد، پرداخت نماید.

     2-1- چنانچه مقاله به نام دانشگاه آزاد اسلامی در یک سمینار بین‌المللی که اعتبار آن توسط معاونت پژوهشی دانشگاه تأیید شده است،‌ پذیرفته شود ولی به دلیل موجه،‌ نویسنده مقاله پس از کسب مجوز از سازمان مرکزی موفق به شرکت در سمینار نگردد، به شرط چاپ مقاله به نام دانشگاه آزاد اسلامی در مجموعه مقالات سمینار هزینه ثبت‌نام، هزینه چاپ مقاله در پروسیدینگ،‌ هزینه اخذ ویزا و لغو بلیط پرداخت خواهد شد. تسهیلات این بند مشمول کسانی است که با قید هزینه شخصی مجوز دریافت کرده‌اند و نیز کسانی که بدون اقدام به اخذ مجوز از سازمان و یا پس از مخالفت سازمان مرکزی در این سمینارها شرکت نمایند، نخواهد شد.

ماده 8 :

     در صورتی‌که برخی از سفارتخانه‌های کشورهای خارجی در کشور جمهوری اسلامی موافقت با صدور روادید را موکول به ارائه تضمین بازگشت به کشور توسط سازمان مرکزی و یا واحد متبوع در دانشگاه آزاد اسلامی نمایند واحدهای دانشگاهی می‌توانند برابر آئین‌نامه شماره 146338/73 مورخ 7/7/84 اقدام نمایند.

ماده 9 :

     اعضای هیأت علمی دانشگاه ‌آزاد اسلامی که در سمینارهای بین‌المللی با مجوز سازمان مرکزی شرکت نموده‌اند جهت دریافت تأییدیه نهایی سفر و برخورداری از امتیاز ارتقاء، محاسبه امتیاز و بودجه واحد دانشگاهی متبوع از سوی سازمان مرکزی می‌باید از طریق واحد دانشگاهی مدارک و مستندات ذیل را به دفتر امور پژوهشی سازمان مرکزی ارسال نمایند:

1- اصل پروسیدینگ (مجموعه مقالات ارائه شده از سوی سمینار) یا اصل CD ارائه شده در سمینار و یا به صورت الکترونیکی در سایت سمینار.

2ـ اصل بلیط (کپی بلیط و گواهی از آژانس مربوطه مورد پذیرش نمی‌باشد).

3ـ اصل گواهی حضور در سمینار و یا تصویر برابر با اصل توسط واحد دانشگاهی.

4ـ گزارش سفر.

* تبصره:

     مدارک تأییدیه سفر فقط تا شش ماه پس از برگزاری کنگره قابل بررسی می‌باشد. افرادی که در طول این مدت تأيیدیه نهایی دریافت ننمایند لازم است کل مبلغ دریافتی را به صندوق پژوهشی واحد مسترد دارند.

ماده 10:

     برای ارائه مقاله موضوع این بخشنامه حداکثر مدت 5 روز به عنوان مأموریت (بدون پرداخت حق مأموریت) محسوب می‌گردد و در صورت نیاز به صرف زمان بیشتر، لازم است با تأييد واحد دانشگاهی برای مدت مازاد از مرخصی استفاده گردد.

     از زمان تصویب و ابلاغ این آئین‌نامه کلیه بخشنامه‌های قبلی درخصوص شرکت در سمینارهای معتبر بین‌المللی لغو می‌گردد.

ماده 11:

     پرداخت مبلغ تشویق مقالات موضوع این آئین‌نامه تابع ضوابط بخشنامه‌های تشویق مقالات می‌باشد.

ماده 12:

     حسن اجرای این دستوالعمل به عهده معاون پژوهشی و شورای پژوهشی واحد می‌باشد. در واحدهای کوچک مسئولیت امور مذکور به عهده رئیس واحد و شورای واحد می‌باشد.